Referat DDBF Bestyrelse 3. marts 2018

1      Velkomst

Vibeke bød velkommen.

Til stede: Vibeke Faurholt, Nanna Olesen, Bill Skov, Flemming Abildgaard, Henrik Munk Ebbesen, Bettina Nielsen, Søren Korsholm, Lotte Skov, Peter Rosenkilde Christensen.

2      Valg af mødeleder og godkendelse af dagsorden

Bill valgt til mødeleder.

Dagsorden godkendt.

3      Nyt fra Formanden

Socialstyrelsen:

Møde med socialstyrelsen omkring sats-pulje midler. Mødet foregik over Skype. Der blev gjort opmærksom på, at vi skal indhente børneattester for de voksne, der er alene sammen med børn under 15 år. Det er ikke muligt at få tilskud til søskende på familiekursus.

Børneattester:

Instruktører til vores arrangementer skal mao fremover levere børneattester. Det betyder formentlig, at bestyrelsen, der står for arrangementer i foreningen, også skal levere børneattester.

Faglige grupper:

Den faglige gruppe, Sjældne handicap, holder møde den 8. marts i Odense.

Persondataforordningen:

Kursus hos et advokatfirma vedr. persondataforordningen – behandles under punkt 8.

4      Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer

Nyt fra CDH i Aalborg:

Bøgehuset er lagt ind under UDB, og Helle Beining er nu leder for begge huse. Lisbeth Frederiksen er ny afsnitsleder på Bøgehuset og Ungdomshjemmet.

Skolebestyrelsen på CDH:

På CDH er der valg til skolebestyrelsen i 2018. Vores to nuværende medlemmer, Henrik Nielsen og Søren Korsholm genopstiller ikke. Bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, at der er et personsammenfald mellem medlemmer af DDBF bestyrelsen og CDH skolebestyrelsen. Af den grund opfordrer vi Peter til at overveje at stille op til skolebestyrelsen.

5      Økonomi

Regnskabet for 2017 er modtaget fra vores revisor, Jane.

Vibeke gennemgik regnskabet på mødet. Bestyrelsen tiltrådte og underskrev regnskabet.

Revisor har glemt at opkræve revisionsgebyr for 2016 på kr. 7.500,-, hvilket vi vil gøre FDDB opmærksom på.

6      Budget 2018

Vibeke gennemgik budgettet.

Aktiviteter i 2018:

  • Møder, både interne og eksterne.
  • Generalforsamling.
  • Familiekursus Slettestrand.
  • Nordisk Højskole.
  • Persondatalov, som muligvis kræver bistand fra professionelle.
  • Gennemgang og eventuel opdatering af foreningens vedtægter i relation til Persondataloven.

7      Opfølgning vedr. medlemshvervning

Vi mangler fortsat at få billeder og video fra vores fotograf, som vi havde hyret på familiekurset i 2017.

Vibeke har rykket ham igen-igen! Alternativt må vi finde en ny, og gentage optagelsen på det kommende familiekursus.

Diskussion af hvilke ”ting” vi skal have lavet med vores logo på. Formålet er at døv-blinde konsulenterne skal have noget med til børnene/familierne, som de besøger. Ved at placere logo og web-adresse på ”tingen” skulle vi gerne opnå lidt ”reklame” for foreningen, for på den måde at engagere nye forældre.

Døv-blinde konsulenterne siger, at de gerne vil have balloner og sæbebobler med rundt til familierne, og det bliver nok vanskeligt at få dem til at tage ret meget andet med. De vil nødigt risikere at fremstå som reklamesøjler.

8      CHARGE gruppen

Vibeke har fået henvendelse fra en gruppe forældre, der gerne vil starte en forældreforening, og søger inspiration til, hvordan man griber dette an. Vibeke vil forsøge at deltage i et møde med dem.

9      Persondataloven

Fra sidst i maj 2018 erstattes den eksisterende danske persondatalov med EU’s Persondataforordning, hvilket afstedkommer en præcisering af reglerne for, hvordan vi som forening indsamler og opbevarer personhenførbare data så som navn, adresse og billeder.

Efter en granskning af regler og vejledninger er det bestyrelsens opfattelse, at vi lige nu ikke overholder reglerne for indsamling og opbevaring af medlemmernes navn, adresse og billeder.

Vi skal for eksempel sikre os, at vi har en såkaldt databehandleraftale med vores web-host, one.com, som opbevarer vores data på deres servere. Henrik kontakter one.com for at sikre dette.

Foreningens regnskab håndteres af vores bogholder og revisor, som vi ligeledes skal have en databehandleraftale med.

Emails med personhenførbare data – herunder tilmelding til foreningens arrangementer – må ikke ”ligge og flyde” på bestyrelsesmedlemmernes personlige PC’er eller email-systemer.

Vedrørende billeder, så må foreningen gerne opbevare og udstille ’situationsbilleder’ men ikke ’portræt-lignende’ billeder uden vedkommendes samtykke.

Hjemmesiden skal gennemgås for uaktuelle data, da dette ikke må opbevares.

Vi skal udvælge følgende roller i bestyrelsen:

  • Databehandler
  • Dataansvarlig

Handlinger inden næste bestyrelsesmøde:

  • Vibeke og Flemming færdigformulerer foreningens politikker for databehandling.
  • Vibeke forespørger FDDB, om hvad de gør.
  • Foreningens politikker skal fremgå af hjemmesiden.
  • Henrik laver en databehandleraftale med vores web-host (One.com).
  • Henrik opretter email-adresser og logins for foreningen og bestyrelsesmedlemmer.
  • Fremover skal bilag og andre dokumenter opbevares på hjemmesiden beskyttet under login.
  • På tilmeldinger til arrangementer skal folk have mulighed for at give samtykke til brug af billeder fra arrangementet på foreningens hjemmeside.
  • Gennemgang af vedtægter for at vurdere, om de skal tilpasses af hensyn til persondataloven.

 

Der ligger med andre ord en del arbejde foran os for at blive helt klar.

10  Kommende arrangementer

Familiekursus 2018

  1. – 3. juni 2018 på Slettestrand.

Søren og Flemming arrangerer en tryllekunstner.

Nordisk Højskole

I 2018 gentages indeværende års succes med kursus i Videbæk, hvis vi har pengene til det.

Deltagelse koster medlemskab af foreningen plus et deltagergebyr på kr. 1.000,-.

Generalforsamling

  1. marts 2018 på CDH.

Indbydelse er udsendt via email og ligger på hjemmesiden.

Vibeke rundsender en reminder. Desuden tilføjes et punkt på dagsordenen: Valg af formand, da dette skal foregå hvert andet år!

Vibeke genopstiller som formand.

Søren, Bettina og Henrik er på valg og alle genopstiller.

Suppleanter: Lotte og Peter genopstiller.

Intern revisor: Vi regner med at Henry genopstiller (Vibeke kontakter ham).

Vi skal have godkendt, at vi har skiftet ekstern revisor siden sidste generalforsamling.

11  Forældresamarbejde på tværs af Europa

”Listen to me”-arrangement i Italien i 2018. Det lader til, at det ikke bliver til noget i år.

12  Evt.

Næste møde bliver på Skype. Vibeke indkalder via Doodle.

Plan om at have et weekendmøde i uge 42 eller 44 i 2018. Flemming undersøger.

Mødet slut 14.10.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.